DEMİRBAŞ YÖNETİM SİSTEMİ

Demirbaş Yönetim Sistemi

 Demirbaş Yönetim Sistemi, demirbaş sınıfından sayılan tüm ofis araç ve gereçlerinin kullanıma alınmasından, kullanım dışı kalmasına kadar geçen süre içerisindeki takibini ve kontrolünü yaparak bu ihtiyacı karşılar. Barkod gibi otomatik tanıma teknolojilerinin de kullanımıyla veri girişlerinin çok daha hızlı,kolay ve doğru yapılmasını sağlar.

Demirbaş Yönetim Sistemi, ölçeklenebilir ve parametrik mimarisi sayesinde, sektör bağımsız mükemmel çözümler üretir.

Önemli bir avantajı da demirbaş bazında “amortisman süresi” ve “amortisman bedeli” tanımlanabilmesidir. Demirbaş tanımında, demirbaşın sisteme giriş tarihi, miktarı, yılı, teknik özellikleri gibi birçok bilgide kolay bir şekilde girilebilmektedir. Sistem bu sayede eskiyen ve amortisman süresi dolmuş demirbaşları tespit edebilmektedir.

Kullanıcılar tüm menü ve işlemlerde yetkilendirilmektedir. Kolay raporlama, raporların dış ortamlara aktarılabilmesi, hızlı arama özelliği gibi teknik yapıda sistemin sürekliliğine büyük katkı sağlamaktadır.

Güncel ve doğru demirbaş bilgisine her an ulaşılabiliyor olması yatırım kararlarının alınmasında önemli bir gereksinimdir. Demirbaş Yönetim Sistemi bu gereksinimi karşılayarak, işletmenizin uzun vadedeki rotasını oluşturarak karalarınızın güvenilir olmasını sağlar, karlılığı ve verimliliği artırır.

 

Özellikler;

Demirbaş grupları oluşturabilme.

Demirbaşların teknik özelliklerini ayrı ayrı girebilme.

Tek ekrandan zimmet, devir, demirbaş hareketi ekleyebilme.

Form ve ekranlar arasında hızlı geçiş.

İlişkilendirilen formlarda çift taraflı kayıt özelliği.

Excel, Word, Txt, Pdf gibi farklı ortamlara raporları aktarabilme.

Çok yönlü, esnek arama ve raporlama.

Firmaya girdiği tarih itibariyle tüm hikâyesinin özet ve detaylı takibini,

Zaman içindeki yer değişimlerini, kullanıcı değişimlerini, durum değişimlerini (sağlam, arızalı, hurda, bağış, satış vb.) takip edebilme.

Herhangi bir ürünü (parça, grup) barkod okuyucu ile okuttuğunuzda…

Demirbaşın o anda kimin kullanımında olduğunu,

Hangi şubede hangi departmanda olduğunu,

Kimin zimmetinde olduğunu,

Varsa içindeki parçalar ve onların detaylarını,

Parçaysa hangi donanım içinde olduğunu görebilirsiniz.

  Bilgi teknolojisi demirbaşlarının inanılmaz değişim trendi, demirbaş yönetiminin önemini ve karşılığını artırarak yoluna devam ediyor. Sürekli olarak yeni demirbaşlar satın alınıp, finansal kiralama yapılırken eskilerini de iyileştirmek veya emekliye ayırmak gerekiyor. Dağıtılmış ağlar yeni coğrafi lokasyonlara doğru genişledikçe, taşınabilir cihazlar giderek daha popüler oluyor. Bunlarla beraber ağ altyapıları da sürekli olarak genişliyor ve değişiyor.

Sağladığı Faydalar,

Barkod ve RFID teknolojilerinin kullanımıyla, sahadaki demirbaş bilgilerinin çok daha hızlı toplanması.

Manuel yapılan işlemlerin ve kağıt kullanımının azalmasıyla doğruluk oranının arttırılması ve zaman tasarrufu.

Demirbaş envanterinin istenildiği anda güncellenebilmesi.

Demirbaşların bölge, alt bölge, bölüm ve hatta kişi bazına kadar indirgenebilen zimmet takibinin yapılabilmesi.

Demirbaşların kullanıma alınış tarihlerinin bilinmesi sayesinde garanti sürelerinin ve bakım anlaşmalarının sağlıklı takip edilmesi.

Sahip olunan demirbaş bilgilerinin doğru olması sayesinde gereksiz ve mükerrer yatırımların önlenmesi.

Dağınık yapıdaki tüm demirbaş bilgisinin tek bir merkezde toplanması sayesinde karar verme aşamasında destek ve zaman tasarrufu sağlanması.

Giriş yapılan demirbaşların kolay bir şekilde barkodlanması.

Barkod sistemi sayesinde hızlı sayım ve sahada işlem yapabilme yeteneği.

Değişen kayıtların el terminali ile anında uygulanabilmesi.

Hazır formatlar sayesinde zimmet veya devir işlemlerinin hatasız ve kısa zamanda yapılabilmesi.

Sahadaki demirbaş ile ilgili tarihçe bilgilerinin gözlemlenebilmesi.

İşlerinizi onunla kolaylaştıracaksınız. Sağlam ve emin adımlar atmanın zamanı geldi.”

Hızla artan, gelişen, değişen ve çeşitlenen demirbaşlara, geleneksel duran varlıklar da eklendiğinde ortaya çıkan tablo günümüz şirketlerinin ve organizasyonlarının profesyonel demirbaş yönetimine ne kadar ihtiyaç duyduklarını açıkça ortaya koyuyor.

 

Demirbaş Yönetim Sistemi’nin size Kazandıracakları !

SAYIMDemirbaş Yönetim Sistemi OLMADANDemirbaş Yönetim Sistemi İLE
Örnek Merkez3 kişi x 6 saat = 18

3 kişi x 19 saat = 57

2 kişi x 3 saat = 6

2 kişi x 12 saat = 24

Envanter Listesi1 HaftaSayım bitiminde hazır
Raporlama ve AnalizYokSayım bitiminde hazır
Zimmet TakibiYokSayım bitiminde hazır
PROJE SONUÇLARI
Sayım İşlemleriManuel

Değerli Kaynak

Yüksek hata riski

Sınırlı sayım

Barkodlu

Minimum kaynak gereksinimi

Minimum hata

Çok sayıda spot sayım imkânı

Envanter ListeleriGecikmeli ve zahmetliOtomatik ve anında
Raporlama ve AnalizYokStandart ve karşılaştırılabilir

bilgi,kapsamlı,geliştirilebilir raporlama ve analiz

Zimmet TakibiKısmi ve manuel

Hataya açık

Denetim imkânı sınırlı

Sistem üzerinde takip

Edilebilir, denetlenebilir

Lojistik, Kaynak PlanlamaManuel veya sahsi çabalarla

Sınırlı bilgi paylaşımı

Konsolidasyon imkanı

Online bilgi

 

Nasıl Çalışır?

Demirbaş Yönetim Sistemi içerisinde dört ana grup tanımlanır.

Demirbaş Yönetim Sistemi Kullanıcıları,

Sistemin mobil terminal ya da PC uygulamalarını kullanacak kişilerdir. Farklı yetki seviyelerinde tanımlanan kullanıcılar yetkileri çerçevesinde tüm işlemleri gerçekleştirir, bilgilere ulaşır ve rapor alırlar.

 

Demirbaş Sorumluları,

Demirbaşlardan sorumlu olan kişiler, departman bazında hiyerarşik olarak tanımlanırlar. Bağlı oldukları yönetici, bulundukları lokasyon ve zimmetlerinde olan demirbaşlar ile ilişkilendirilirler.

 

Demirbaşlar,

Demirbaşlar, grup ve alt gruplar bazında tanımlanır. En alt demirbaş grubunun içerisinde ise demirbaşlar kendilerine özgü birer numara ile etiketlenerek sisteme kaydedilir.

Yerleştirilen Alanlar,

Demirbaşların yerleştirildiği alanlar, organizasyonun yerleşik bulunduğu binalar, katlat, departmanlar ve hatta odalar bazında gerektiği kadar alt gruplar halinde tanımlanır. Her lokasyon kendine özgü bir numara alarak barkodlu olarak sisteme kaydedilir.

Sistemin varlık tanımlamaları dışında gerçekleştirdiği işlemler beş ana grupta toplanır.

Demirbaş Girişi,

Sisteme dahil edilecek bir demirbaş öncelikle grup ve alt gruplar bazında konumlandırılır. Bu demirbaşa sistem tarafından bir seri numarası verilir. Bu seri numarasını ve demirbaş bilgilerini, içeren barkodlu bir etiket basılarak demirbaşın üzerine yapıştırılır. Sistem demirbaş bilgilerini, giriş tarihiyle beraber saklar.

 

Demirbaş Çıkışı,

Eskime ya da farklı sebeplerle elden çıkartılan demirbaşların bilgisi tarih ve çıkartılma sebebiyle birlikte kaydedilir. İşlem tamamlandıktan sonra artık demirbaş aktif değildir.

 

 

Demirbaş Hareketleri,

Bir demirbaşın yeri değiştirilmek istenirse, sisteme bu demirbaş için tanımlı olan alan bilgisi ve gerekiyorsa sorumlu kişi bilgisi de değiştirilir. Sistem her yer değiştirme işlemini, yer değiştirme tarihi ile birlikte saklar.

 

Sayım,

Demirbaşların kontrolü için belli dönemlerde mobil el terminalleri ile sayımlar yapılır. Sayım işlemi lokasyon, personel ve demirbaş barkodlarının okutulması ile gerçekleşir. Mobil el terminalinden alınan sayım bilgisi merkezi sistemde bulunan kayıtlı bilgi ile karşılaştırılarak tutarsızlıklar raporlanır.

 

Raporlama,

Raporlama sistemi tamamen dinamiktir. Kullanıcı ihtiyaçlarına göre kısa sürede tasarlanabilir. Esnek yapısı sayesinde girilen her türlü bilgiye ulaşmak mümkündür.

Tüm demirbaşların giriş tarihlerine ve bedellerine göre raporlanması.

Sayım sonucunda ortaya çıkan farklılıkların raporlanması.

Demirbaşların departman, bölüm, sorumlu kişi bazında raporlanması.

Tüm demirbaşların yer değiştirme hareketlerinin ve tarihçelerinin raporlanması.

Tüm demirbaşlardan sorumlu kişilerin değiştirilme işlemlerinin raporlanması.

Garanti süresi dolmuş veya dolacak ürünlerin, bakım süresi geçmiş demirbaşların raporlanabilmesi.